Thống nhất quy trình chung cho doanh nghiệp với phần mềm CRM cho ngành Vận tải - Logistics

Trong thế giới ngày nay, nền kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ và cạnh tranh khốc liệt, đặc biệt là trong ngành Vận tải - Logistics. Để nổi bật và thành công, việc quản lý khách hàng và quy trình kinh doanh một cách hiệu quả không chỉ là quan trọng mà còn là điều không thể thiếu. Đây chính là lúc mà giải pháp CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng) trở nên vô cùng quan trọng và cần thiết. Hãy cùng khám phá cách mà phần mềmCRM cho Vận tải - Logistics có thể là yếu tố quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp trong ngành.

Thực trạng khó khăn ngành Vận tải - Logistics

Logistics là một ngành dịch vụ quan trọng trong cơ cấu tổng thể nền kinh tế quốc dân, đóng vai trò hỗ trợ, kết nối và thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của cả nước cũng như từng địa phương, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế.

Logistics là hoạt động theo chuỗi dịch vụ từ giai đoạn tiền sản xuất cho tới hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối cùng. Lĩnh vực này liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải, giao nhận, kho bãi, các thủ tục hành chính, tư vấn (hải quan, thuế, bảo hiểm…),xuất nhập khẩu - thương mại, kênh phân phối, bán lẻ…

Dù mới phát triển trong những năm gần đây, logistics đang cho thấy sự phát triển vượt bậc của mình. Tuy nhiên, đi kèm với sự phát triển đó cũng đặt ra các thách thức to lớn đối với doanh nghiệp làm việc trong lĩnh vực này. Việc nắm bắt quy trình và quản lý chúng hiệu quả không phải là một việc đơn giản.

Những khó khăn của ngành Vận tải - Logistics

Thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp logistics đối mặt đó chính là cơ sở hạ tầng của Việt Nam hiện nay chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu đặt ra của ngành. Hay chính bản thân doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này cũng chưa thể thống nhất được các quy chuẩn, quy trình chung cho doanh nghiệp. Dẫn đến việc vận hành và quản lý kém hiệu quả.

>>> Xem thêm: Phần mềm CRM là gì? Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh với phần mềm CRM

Các vấn đề chung

• Không có được cái nhìn toàn diện về khách hàng (bao gồm các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ, các lần giao dịch với khách hàng, …) phục vụ cho công việc kinh doanh

• Khó khăn cho việc khai thác dữ liệu khách hàng tiềm năng để tìm kiếm thêm khách hàng mới

• Doanh nghiệp dễ mất đi thông tin khách hàng khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc

• Tốn nhiều thời gian vào công việc quản lý và các báo cáo thủ công, dẫn đến giảm thời gian vào công việc tìm kiếm, thu hút khách hàng tiềm năng cũng như thỏa mãn nhu cầu khách hàng hiện có

• Rất nhiều thông tin quan trọng không được chia sẻ giữa các nhân viên và lãnh đạo kịp thời, thậm chí nhiều phản hồi của khách hàng bị bỏ sót hoặc bị lãng quên trong quá trình quản lý

• Khó khăn cho việc theo dõi, đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên kinh doanh cũng như dự đoán, dự báo được doanh số ở hiện tại và triển vọng của doanh nghiệp

• Từng bộ phận sẽ tiếp nhận thông tin và xử lý sự cố khách hàng một cách riêng lẻ và rời rạc. CSKH không thể theo dõi hết những vấn đề liên quan đến khách hàng xảy ra hằng ngày.

• Công ty đang sử dụng nhiều hệ thống phần mềm khác nhau. Vì vậy, giải pháp CRM đưa ra cần phải tính tới việc đồng bộ giữa CRM và các hệ thống này.

Vấn đề của Sales và Marketing

• Thông tin khách hàng chồng chéo, lộn xộn

• Chưa có quy tắc chung khi nhập liệu, dẫn tới dữ liệu nhập vào hệ thống không chính xác, gây khó khăn cho tìm kiếm, trích lọc sau này

• Chưa có các module chức năng hỗ trợ nghiệp vụ sales: Báo giá, cơ sở dữ liệu giá, tìm giá tốt nhất, …

• Báo cáo còn thủ công: KPI nhân viên theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, kết quả của cuộc hẹn, cuộc gặp KH

Vấn đề của Sale và Marketing trong ngành Vận tải

Vấn đề của Kế toán

• Quản lý công nợ

• Báo cáo doanh số

• Quản lý thu chi

>>> Tham khảo thêm: CRM cho giáo dục - Phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin hiệu quả

Vấn đề của cấp Quản lý trực tiếp

• Khó khăn trong việc theo dõi tiến trình CSKH của Sales Man

• Không biết được chính xác tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng -> Khách hàng thực sự

• Không nắm được nhu cầu thực sự của khách hàng thông qua việc tiếp cận chăm sóc khách hàng của sales

• Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên (KPI)

Những vấn đề của cấp Quản lý

Vấn đề của Board

• Dự báo doanh số trong 1 khoảng thời gian

• Báo cáo doanh số theo các tiêu chí khác nhau

• Thiếu công cụ hỗ trợ ra quyết định (các báo cáo, phân tích thống kê trên các số liệu khách hàng)

Quy trình CRM tổng quan cho ngành vận tải hậu cần (Logistics)

Tổng quan quy trình CRM của ngành Vận tải - Logistics

Tìm kiếm khách hàng

• Google

• Call

• Email

• Quảng cáo

Tiếp cận khách hàng

• Email

• Call

• Hẹn gặp

Chào giá

• Tham khảo cơ sở dữ liệu về giá.

• Làm báo giá nháp.

• Duyệt giá bởi sales admin hoặc manager

• Gửi chào giá

Thương lượng

• Thương lượng giá với khách hàng

• Duyệt giá sau cùng để chốt hợp đồng

Chốt hợp đồng

Sau khi chốt giá thì sale tiến hành làm hợp đồng trên phần mềm. Phần mềm sẽ có chức năng cho phép sales soạn hợp đồng trên hệ thống:

• Ghi nhận thông tin khách hàng

• Ghi nhận thông tin thanh toán

• Ghi nhận thông tin đặt cọc (nếu có)

• Lưu và nhấn Export to word để có file gửi khách hàng

Thực hiện hợp đồng

• Ghi nhận các vấn đề phát sinh

• Phần mềm có chức năng nhắc khách hàng (sms, email, gọi điện) khi lô hàng về gần đến nơi.

Chăm sóc khách hàng sau hợp đồng

• Gửi email cảm ơn thanh toán, chúc mừng sinh nhật, chúc mừng thành lập công ty.

• Gửi email giới thiệu các khuyến mãi.

• Gửi Newsletter hàng tháng định kỳ.

• Chính sách khách hàng VIP (Gold),Silver, Bronze

Thu chi, công nợ

Thực hiện các vấn đề thu chi, công nợ khách hàng

Kiểm soát, theo dõi và xem báo cáo

• Kiểm soát, giám sát hoạt động của sales

• Cuộc gọi/ngày

• Cuộc gọi/tuần

• Theo dõi việc thực hiện hợp đồng xem có phát sinh gì không

• Xem báo cáo và đánh giá hiệu quả làm việc

• Báo cáo doanh thu

• Báo cáo hoạt động hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng

• Báo cáo nguồn khách hàng

• Báo cáo công nợ: khoản phải thu, phải trả.

>>> Khám phá ngay: Phần mềm CRM khó không? Cách thức triển khai CRM đơn giản

Tính năng đề xuất của CloudPRO CRM cho logistics

Bộ phận bán hàng

• Quản lý được thông tin khách hàng

• Quản lý được cơ sở dữ liệu giá của các nhà cung cấp

• Quản lý báo giá

• Quản lý hợp đồng

• Quản lý thu chi (tạm ứng)

• Theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng

Tính năng cho bộ phận bán hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng

• Gửi email tự động chúc mừng các sự kiện đặc biệt của khách hàng

• Theo dõi được quá trình giao dịch của khách hàng với công ty

• Tính điểm cho khách hàng theo nhiều tiêu chí

• Phân loại khách hàng

Tính năng của CRM cho bộ phận CSKH

Bộ phận quản lý

• Theo dõi lịch làm việc của nhân viên

• Theo dõi được doanh thu thông qua các báo cáo

• Phân quyền cho nhân viên sử dụng…

• Xem báo cáo tổng quan, chi tiết về khách hàng, doanh số, vụ việc, hoạt động hằng ngày của nhân viên

Tính năng của phần mềm CRM cho bộ phận quản lý

Các tính năng khác của phần mềm

• Export to PDF các biểu mẫu hợp đồng, báo giá, chương trình tour theo mẫu có sẵn

• Quản trị hệ thống phía khách hàng có thể thay đổi nội dung biểu mẫu khi cần

• Nhắc sinh nhật, ngày đặc biệt của khách hàng

>>> Doanh nghiệp đã biết: Lợi ích của phần mềm CRM cho các đối tượng sử dụng

Tạm kết

Trong tương lai không xa, việc áp dụng hệ thống phần mềm CRM cho ngành Vận tải - Logistics sẽ trở thành một yếu tố quyết định đối với sự thành công của các doanh nghiệp trong lĩnh vực này. Sự đổi mới công nghệ không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn tạo ra cơ hội mới để tương tác với khách hàng một cách cá nhân hóa và hiệu quả hơn. Bằng cách tận dụng dữ liệu và phân tích thông tin từ CRM, các doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó tối ưu hóa dịch vụ và tăng cường mối quan hệ với họ.