Bạn đã sẵn sàng nâng tầm trung tâm của mình với phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ chưa?

Trong thế giới đầy cạnh tranh của trung tâm ngoại ngữ ngày nay, việc duy trì mối quan hệ chặt chẽ với học viên không chỉ là chìa khóa để thành công mà còn là một nhiệm vụ phức tạp. Để giải quyết thách thức này, phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ đã trở thành một công cụ không thể thiếu.

Với khả năng tự động hóa các quy trình quản lý học viên, tối ưu hóa lịch học, và cung cấp dữ liệu phân tích quan trọng, phần mềm CRM này không chỉ giúp trung tâm ngoại ngữ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn nâng cao hiệu suất hoạt động. Hãy cùng khám phá sâu hơn về tầm quan trọng và lợi ích mà phần mềm CRM mang lại cho trung tâm ngoại ngữ trong bài viết sau đây.

Những khó khăn mà các trung tâm ngoại ngữ đang phải đối mặt

Ngành giáo dục ngoại ngữ ngày càng phát triển sôi động tại Việt Nam, tuy nhiên các trung tâm ngoại ngữ cũng đang đối mặt với nhiều khó khăn, thử thách. Dưới đây là một số vấn đề tiêu biểu:

Những khó khăn của trung tâm ngoại ngữ hiện nay

Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả 1 chiến dịch quảng cáo

Không có cách nào kiểm soát và đánh giá được hiệu quả thực sự của 1 chiến dịch quảng cáo mạng là như thế nào? Không biết chính xác có bao nhiêu học viên tiềm năng thu về, có bao nhiêu học viên đăng ký học thử,...

Khó khăn trong việc nâng cao tỷ lệ chuyển đổi

Mất nhiều chi phí cho marketing tìm kiếm khách hàng hằng năm nhưng vẫn không có sự bứt phá về doanh thu dẫn đến lợi nhuận dậm chân tại chỗ. Sales chưa có công cụ hỗ trợ cho việc tiếp cận, chăm sóc, chốt đăng ký,...

Khó khăn trong việc quản lý data học viên

Khi lượng học viên của một trung tâm bắt đầu tăng lên hay trung tâm có thêm nhiều chi nhánh thì tình trạng mất kiểm soát về mặt thông tin bắt đầu xuất hiện như sai thông tin, thiếu thông tin, thất lạc thông tin, trùng lập thông tin,…

Khó khăn về mặt giáo vụ

Một số công tác mà trung tâm thường gặp phải như chấm công giáo viên, xếp thời khoá biểu, xếp lớp - xếp lịch, tổ chức thi,... Những công tác này tuy đơn giản nhưng tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Khó khăn trong việc chăm sóc khách hàng

Không có công cụ hỗ trợ cho việc tương tác cũng như xử lý các phản hồi từ học viên và phụ huynh. Hiện tại đa phần các tương tác với phụ huynh và gián đoạn dẫn đến khách hàng không hài lòng về trung tâm.

Khó khăn trong việc hạch toán - tính toán doanh thu - chi phí

Quản lý đơn giá, giá thành, học phí (cost per hour) và các hoạt động thu chi phát sinh liên quan tới thi thử, đăng ký học, thôi học, bảo lưu, chuyển đổi trung tâm ...là một bài toán không hề đơn giản mà các trung tâm phải giải quyết.

>>> Xem thêm: Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng với phần mềm CRM cho tuyển dụng nhân sự

Quy trình CRM tổng quan của Trung tâm ngoại ngữ

CloudEMS - Phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ, hỗ trợ đo lường hiệu quả marketing, thúc đẩy hoạt động tuyển sinh, quản lý giáo vụ và chăm sóc học viên trên chung một nền tảng, giúp trung tâm tối nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu chi phí vận hành với quy trình:

Quy trình của phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ

Tiếp cận khách hàng

Thu thập dữ liệu đầu mối từ nhiều kênh khác nhau vào hệ thống thông qua các cổng tích hợp khác nhau được cung cấp bởi hệ thống CRM

Chăm sóc tư vấn

• Lên kế hoạch chăm sóc, gọi điện, gặp mặt, email, SMS để chăm sóc hỏi thăm khách hàng.

• Đánh giá triển vọng, và mức độ quan tâm của khách hàng đối với các khóa học và dịch vụ trung tâm bạn đang cung cấp

Học thử, thi đầu vào, đặt cọc

Xác định thấy học viên có nhu cầu học thử hoặc thi đầu vào. Hệ thống sẽ cung cấp cho EC những phương tiện để thêm học viên vào các lớp học thử, tổ chức thi đầu vào hoặc ghi nhận đặt cọc ban đầu

Đăng ký học

Cho phép nhân viên tạo đăng ký học mới trên phần mềm: chọn lớp, chọn gói học phí, chọn các chính sách giảm giá, khuyến mãi, voucher, tài trợ, liên kết các thanh toán, quá trình thanh toán có liên quan, cho phép đăng ký vào lớp tạm để theo dõi.

Quản lý giáo vụ

Phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ CloudEMS hỗ trợ điều hành tổ chức lớp học, phân công giảng viên, cộng tác viên tổ chức lớp, thời khóa biểu. Các công tác điểm danh, đánh giá điểm kết quả học tập của học viên

Báo cáo

Báo cáo được cá nhân hóa và trang tổng quan sẽ cung cấp cho bạn bản trình bày đồ họa về Giai đoạn bán hàng, hiệu suất bán hàng v.v...

>>> Tham khảo thêm về: Cách bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp khi ứng dụng Cloud CRM

Tính năng đề xuất của phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ

Phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ CloudEMS tích hợp công nghệ thông minh, các tính năng này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn mang lại những lợi ích đáng kể cho cả học viên và nhân viên:

Quản lý thu chi

• Quản lý đơn giá, giá thành, học phí

• Quản lý thanh toán

• Quản lý doanh thu

• Quản lý công nợ

• Quản lý hoa hồng

Tính năng quản lý thu chi của CloudEMS

Tích hợp đa kênh

• Tích hợp với Website/ Landing Page

• Tích hợp với facebook/ Zalo

• Tích hợp với tổng đài

• Tích hợp gửi mail tự động (Mautic, mailchimp)

• Tích hợp với hệ thống khác

Tính năng tích hợp đa kênh của phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ

Báo cáo

• Báo cáo kinh doanh

• Báo cáo thu - chi

• Báo cáo học viên, giáo viên,...

• Báo cáo hiệu quả chiến dịch

• Các báo cáo khác

Tính năng báo cáo của phần mềm CloudEMS

Tiếp thị tự động

• Các công cụ tiếp thị tự động qua Email, SMS,...

• Quản lý và đánh giá hiệu quả chiến dịch

• Quản lý tích hợp đa kênh

• Quản lý phân bổ Lead tự động

Tính năng tiếp thị tự động của phần mềm

Quản lý đăng ký học

• Quản lý thi đầu vào, sắp xếp lớp theo trình độ

• Quản lý học thử

• Quản lý quá trình chăm sóc, tư vấn

• Quản lý đăng ký học

Tính năng quản lý đăng ký học

Quản lý giáo vụ

• Quản lý và tổ chức lớp học

• Tổ chức xếp lớp - xếp lịch

• Quản lý chương trình đào tạo

• Quản lý lịch học, lịch dạy

• Quản lý kỳ thi

• Quản lý kết quả thi

• Quản lý giáo viên

Tính năng quản lý giáo vụ

>>> Khám phá: CRM B2B: Bí quyết quản lý và tối ưu hóa quy trình vận hành cho doanh nghiệp B2B

Tạm kết

Phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ không chỉ là một công cụ, mà là một đối tác đáng tin cậy trong việc quản lý và phát triển kinh doanh. Bằng cách tận dụng các tính năng thông minh và hiệu quả của nó, trung tâm có thể tối ưu hóa mọi khía cạnh của quá trình quản lý học viên và nâng cao trải nghiệm của học viên. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm CRM cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp cho nhân viên.

Với những lợi ích rõ ràng và tiềm năng không giới hạn, không ngạc nhiên khi phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ trở thành một phần không thể thiếu của ngành giáo dục hiện đại.