Giới thiệu chức năng workflow trên CloudPro CRM

Có lẽ bạn đã từng nghe qua Workflow hay luồng công việc ít nhất một lần nhưng không hiểu về nó và không biết nó dùng để làm gì, hữu ích ra sao. Bài viết dưới đây sẽ đem đến cho bạn các thông tin cơ bản về workflow, lợi ích mà workflow mang lại cho doanh nghiệp. Ngoài ra, chúng tôi còn giới thiệu đến cho bạn hệ thống CloudPro CRM đã ứng dụng workflow như thế nào để nâng cao hiệu quả công việc

Workflow là gì?

Workflow (luồng công việc) là một chuỗi các công việc được sắp xếp theo một trật tự thống nhất. Các công việc được thực hiện theo trình tự và liên tục cho đến khi hoàn thành.

Workflow thường được thể hiện ở dạng sơ đồ các công việc. Sơ đồ này cho phép người quản lý có thể nhìn được tổng quát tất cả các công việc của một quy trình. Từ đó có thể chỉnh sửa thay đổi để nâng cao hiệu quả làm việc, hoặc lưu ý ở những công việc chủ chốt quan trọng.

Lợi ích mà Workflow đem lại

Workflow (Phân luồng công việc) giúp cho mỗi cá nhân hay doanh nghiệp thực hiện được thành công một quá trình có mục đích cụ thể nào đó. Khi mỗi giai đoạn trong công việc hoàn thành sẽ kích thích một giai đoạn mới trong tiến trình tiếp tục thực hiện. Chính vì thế công việc được thực hiện một cách liên tục đến khi hoàn thành. Điều này giúp cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách thuận lợi nhanh chóng.

Một vài lợi ích của workflow có thể kể đến như sau:

  • Thiết kế và hiển thị các công việc một cách trực quan nhất, giúp cho người quản lý cũng như người thực hiện công việc được dễ dàng hơn, thuận tiện hơn.

  • Workflow giúp giảm các công việc thủ công, thay thế các công việc tự động. Từ đó nâng cao hiệu suất công việc.

  • Các công việc trong workflow là các công việc có trật tự xác định. Chính vì thế nó có phát sinh bất kỳ thay đổi nào, ta chỉ cần chỉnh sửa lại ở một bước nhất định mà không làm ảnh hưởng đến cả quá trình.

  • Một lợi ích không thể bỏ qua đó chính là việc phối hợp giữa con người và máy tính. Sự kết hợp này sẽ giúp cho các quá trình diễn ra công việc được quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn.

  • Mặt khác, khi có workflow người quản lý có thể dựa vào đó mà nắm bắt được tình hình thực hiện công việc của từng bộ phận, từng cá nhân. Từ đó quản lý dễ dàng hơn và nâng cao tinh thần tự giác trách nhiệm của nhân viên.

Các bước tạo Workflow

Dẫu biết rằng những lợi ích mà workflow mang lại là nhiều như thế nào. Nhưng không phải ai cũng có thể xây dựng được một workflow phù hợp và mang lại hiệu quả cao như mong đợi. Một workflow hoàn chỉnh phải được thay đổi nhiều lần sau cho phù hợp nhất. Tuy nhiên bạn cũng cần có vài công thức để xây dựng một workflow hợp lý.

Để có được một quy Workflow hiệu quả cần xác định một số yêu cầu sau:

  • Xác định rõ các bộ phận có liên quan đến công việc cần thực hiện

  • Xác định rõ về điểm bắt đầu và kết thúc của công việc

  • Xác định được các công việc cần thực hiện trong quy trình

  • Xác định những điểm quan trọng, chủ chốt

  • Xác định những dữ liệu cần thiết để hoàn thành công việc

  • Xác định những điểm cần quản lý giám sát

Chức năng Workflow trên CloudPro CRM

Tạo Workflow nhanh chóng

Trên CloudPro CRM bạn có thể tạo các workflow một cách nhanh chóng nhất. Để tạo workflow bạn cần phải chọn các điều kiện bắt đầu và kết quả của workflow đó. Ví dụ: Khi đến ngày sinh nhật của khách thì tự động gửi email chúc mừng.


Tự động gửi thông báo qua Email và SMS

Như đã đề cập ở trên, chức năng này cho phép bạn gửi Email và SMS tự động đến khách hàng khi điều kiện được thực thi.

Một số ví dụ như:

  • Gửi thông báo khi có Lead mới

  • Gửi thông báo sinh nhật

  • Gửi thông báo khi chốt đơn thành công

  • Gửi thông báo khi có việc quan trọng cần giải quyết

Tự động tạo Task

Ngoài chức năng gửi các thông báo, Workflow còn có thể tự động thiết lập các task tiếp theo của một quy trình. Đây được xem là chức năng chính và quan trọng mà bất kỳ workflow nào cũng cần phải có.

Tham khảo bảng giá phần mềm CloudPro CRM

Giải pháp quản lý tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng chuyên sâu toàn diện

TÔI CẦN THAM KHẢO GIÁ TÔI CẦN TƯ VẤN THÊM

Đăng ký tư vấn

Khảo sát yêu cầu