Một số ví dụ áp dụng workflow trong hoạt động bán hàng thực tế

Workflow (luồng công việc) là một một chuỗi các công việc được sắp xếp theo một trật tự thống nhất. Các công việc được thực hiện theo trình tự và liên tục cho đến khi hoàn thành.

Workflow thường được thể hiện ở dạng sơ đồ các công việc. Sơ đồ này cho phép người quản lý có thể nhìn được tổng quát các cả các công việc của một quy trình. Từ đó có thể chỉnh sửa thay đổi để nâng cao hiệu quả làm việc, hoặc lưu ý ở những công việc chủ chốt quan trọng.

Sau khi tiếp nhận Lead mới từ các trang Social hoặc landing page.

Ngày nay, doanh nghiệp thường chủ động hơn trong việc tìm kiếm các nguồn khách hàng tiềm năng. Một trong những cách dễ dàng và mang lại hiệu quả cáo đó chính là lấy thông tin khách hàng từ nền tảng mạng xã hội hoặc landing page. Vậy khi khách để lại thông tin của mình thì workflow trong hệ thống CRM sẽ làm gì?

Công việc đầu tiên chính là đồng bộ các thông tin mà khách hàng đã để lại vào hệ thống CRM của doanh nghiệp. Sau đó, bắt đầu phân loại đối tượng khách hàng theo các chỉ tiêu đặt ra trước đó vào các segment phù hợp. Từ đó hệ thống workflow trong CRM sẽ gửi các email phù hợp nhất cho Lead vừa được tạo theo kịch bản xây dựng trước đó.

Sau khi Cơ hội được chốt thành công

Khi một cơ hội được chốt thành công, thì ngoài việc gửi Email thông báo và gửi hợp đồng đến khách hàng, workflow còn có nhiệm vụ gửi thông báo cho bộ phận quản lý bán hàng về cơ hội vừa được chốt. Hơn thế nữa, nếu có thiết lập trước workflow cũng sẽ tự động email hoặc đính kèm đơn mua hàng (PO) đến các nhà cung cấp, các đối tác bán hàng có liên quan.

Chính vì thế, sau khi cơ hội được chốt. Hầu hết mọi việc có liên quan đều được workflow thực hiện một cách tự động. Điều này giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người. Hơn thế nữa, tỷ lệ sai lệch thông tin gần như bằng không. Vừa tiết kiệm được thời gian, công sức, vừa giảm sai sót.

Khi trạng thái đơn hàng được thay đổi

Nếu bạn từng mua hàng trên các trang thương mại điện tử, chắc hẳn bạn đã trải nghiệm được tính năng này từ workflow. Từ lúc bạn bấm nút đặt hàng cho tới lúc bạn nhận được hàng, đơn hàng của bạn trải qua rất nhiều giai đoạn khác nhau và workflow giúp tự động hoá các giai đoạn đó.

Ví dụ trạng thái đơn hàng từ tiếp nhận đơn hàng chuyển sang đã đóng gói thì hệ thống ngoài việc gửi email thông báo cho khách hàng rằng việc hàng đã được đóng gói thì nó còn phải gửi một thông báo cho đơn vị vận chuyển đến lấy hàng và vận chuyển cho khách hàng.

Khi tiếp nhận sự cố quan trọng

Theo như thông thường, khi có khách hàng gửi yêu cầu hỗ trợ hoặc báo cáo sự cố thì bộ phận tiếp nhận sẽ đóng vai trò chủ chốt trong việc phân công giải quyết. Tuy nhiên, đối với các sự cố quan trọng, cần gấp hoặc các sự cố lớn cần có các cấp cao hơn tham gia thì hệ thống Workflow sẽ tự động gửi email thông báo cho các bộ phận có liên quan như: Giám đốc, Quản lý kỹ thuật, kế toán,...

Nhờ vào sự phân cấp cũng như thông báo tự động từ chức năng workflow, sự cố hoặc các yêu cầu hỗ trợ sẽ được kịp thời giải quyết, ngăn chặn các rủi ro cho công ty. Từ đó các hoạt động khác cũng hiệu quả hơn.

Kết nối các phòng ban trong doanh nghiệp của bạn

Trong một doanh nghiệp, các hoạt động thường được tổ chức một cách thống nhất. Tuy nhiên, các phong ban thường hoạt động riêng lẻ và độc lập. Chính vì thế, việc trao đổi giữa các phòng ban trong một doanh nghiệp và một việc giúp cho quá trình vận hành công ty được mượt mà và hiệu quả hơn.

Có rất nhiều trường hợp cần đến sự phối hợp giữa các phòng ban. Ví dụ, nhân viên bán hàng chốt được đơn hàng với khách hàng thì bộ phận sản xuất sẽ được thông báo bắt đầu quá trình sản xuất, bộ phận mua hàng được thông báo mua nguyên vật liệu khi còn thiếu, bộ phận kinh doanh được thông báo về đơn hàng, bộ phận kế toán được thông báo về công nợ,.... Chính điều đó giúp cho các phòng ban được kết nối với nhau một cách chặt chẽ nhất, nhanh nhất.

CloudPro CRM nền tảng quản lý khách hàng chuyên nghiệp

CloudPro CRM là một phần mềm quản lý khách hàng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn. Với hầu hết các tính năng hiện đại được học hỏi từ các phần mềm CRM hàng đầu trên thế giới. Đảm bảo đây sẽ là một phần mềm hoàn thiện nhất với mục đích quản lý khách hàng.

Nếu bạn vẫn còn đang thắc về các vấn đề liên quan, bạn có thể liên hệ ngay cho chúng tôi để được giải đáp một cách nhanh nhất.

Bên cạnh đó nếu muốn trải nghiệm thử phần mềm CloudPro CRM của OnlineCRM. Bạn có thể đăng ký DÙNG THỬ MIỄN PHÍ trong 30 ngày. Đối với bản dùng thử bạn cũng sẽ được trải nghiệm hoàn toàn các tính năng của bạn chính thức, chính vì thế còn chờ gì nữa mà không cùng chúng tôi nâng cao hiệu quả bán hàng của bạn.


Tham khảo bảng giá phần mềm CloudPro CRM

Giải pháp quản lý tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng chuyên sâu toàn diện

TÔI CẦN THAM KHẢO GIÁ TÔI CẦN TƯ VẤN THÊM