Tại sao quản lý dự án lại quan trọng đối với doanh nghiệp

Trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp, tổ chức không ngừng cải thiện và phát triển những sản phẩm mới một cách tiên tiến nhất để có thể phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Quy trình để có thể làm ra 1 sản phẩm hoặc triển khai sản phẩm đến cho khách hàng cần phải có dự đóng góp của nhiều yếu tố như: con người, dự án, kế hoạch, chiến lược, ngân sách... Vì thế để có được sự liên kết từ các yếu tố nêu trên thì vai trò của quản lý dự án được xem là rất quan trọng là yếu tố nòng cốt để có thể tạo ra sự thành công cho doanh nghiệp.

Khái niệm về quản lý dự án

Quản lý dự án là kỷ luật của việc lập kế hoạch, thực hiện và hoàn thành các dự án. Các nhà quản lý dự án đạt được điều này bằng cách sử dụng một tập hợp các phương pháp luận, quy trình và công cụ để hướng dẫn các nhóm của họ và quản lý các nguồn lực.

Ngày nay, hầu hết các chuyên gia quản lý dự án sử dụng phần mềm quản lý dự án để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các dự án.

Một số phương thức quản lý dự án có thể kể đến như: Sử dụng biểu đồ, bảng kanban và lịch để tạo lịch trình dự án và phân công công việc đến cho các nhân sự và phòng ban của công ty.

Tại sao doanh nghiệp cần phải quản lý dự án

1. Có trọng tâm và mục tiêu rõ ràng

Khi việc quản lý dự án được giao cho nhóm xử lý, thời hạn và mục tiêu có thể dễ dàng bị xáo trộn. Mục tiêu không rõ ràng có thể dẫn đến trễ thời hạn và bội chi.

Thêm vào đó, không có người quản lý dự án giám sát các kế hoạch dự án và phân tích nhiệm vụ, nhiều nhóm có thể không nhận thấy các yếu tố rủi ro tiềm ẩn khi chúng phát sinh. Nếu họ không giải quyết các rủi ro đang phát triển của dự án, nhóm có thể sẽ ưu tiên các nhiệm vụ sai.

2. Lập kế hoạch dự án thực tế (Bám sát thực tế)

Để thiết lập các mục tiêu, ngân sách và tiến trình thực tế, người quản lý dự án liên lạc với các bên liên quan khác nhau để hiểu các ưu tiên chiến lược và mục tiêu kinh doanh của sáng kiến. Dựa trên nghiên cứu của họ, người quản lý dự án sau đó sẽ vạch ra một kế hoạch để có thể tối ưu được thời gian của dự án, đồng thời cân bằng lại tất cả các dự án mà họ đang quản lý và kiểm soát được thời gian, ngân sách triển khai. Quá trình này liên quan đến ước tính chi phí, quản lý nguồn lực, quản lý thời gian và đánh giá rủi ro.

3. Liên kết chiến lược

Một trong những lý do quan trọng nhất để sử dụng quản lý dự án là gắn kết các dự án với chiến lược kinh doanh.

Nói cách khác, quản lý dự án là một động lực của chiến lược tổ chức. Vì vậy, nếu bạn không áp dụng nó vào các sáng kiến ​​của mình, bạn đang bỏ lỡ một cơ hội quan trọng để phát triển.

4. Quy trình được quản lý

Quản lý dự án là một quá trình chủ động tìm cách giúp đúng người làm đúng nhiệm vụ vào đúng thời điểm. Nếu không có một phương pháp quản lý dự án nhất định, nhiều nhóm có xu hướng làm việc theo kiểu phản ứng - xử lý các vấn đề khi chúng nảy sinh thay vì chủ động lập kế hoạch cho các rủi ro đã biết và đặt ra các mục tiêu và thông số của dự án ngay từ đầu.

5. Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là một thành phần thiết yếu của quản lý dự án. Dự án của bạn có thể đáp ứng tất cả các thông số về thời gian và ngân sách, nhưng nếu không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, dự án sẽ bị coi là thất bại. Người quản lý dự án giúp phác thảo các sản phẩm phân phối và xác định các tiêu chuẩn chất lượng của chúng để mọi người biết chính xác những gì họ đang hướng tới.

6. Giảm chi phí

Quản lý dự án giảm chi phí dự án bằng cách nâng cao hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa các nguồn lực. Ngay cả khi phải trả thêm chi phí đầu tư vào người quản lý dự án, các tổ chức vẫn có thể thu được nhiều lợi nhuận hơn.

Lợi ích của việc quản lý dự án tốt

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Với kế hoạch phù hợp, người quản lý có thể đảm bảo rằng dự án sẽ được hoàn thành đúng tiến độ. Không những vậy, việc có một kế hoạch để quản lý dự án còn có thể giúp bạn kiểm soát được mức chi tiêu, và nắm rõ được tiến độ, hiệu quả công việc một cách dễ dàng. Nhờ đó, bạn có thể phân bổ nguồn lực của mình hiệu quả hơn, giúp bạn tránh được sự chậm trễ và chi tiêu quá mức cho dự án.

Cải thiện truyền thông nội bộ

Làm việc cùng nhau có thể khó khăn khi người quản lý không biết sắp xếp và có một quy trình cụ thể. Một quy trình quản lý dự án hiệu quả có thể sẽ giúp bạn giảm bớt sự phức tạp của quá trình cộng tác, tăng tính minh bạch và đạt được hiệu quả hơn trong các công việc nội bộ.

Đưa ra quyết định đúng đắn

Quản lý dự án tốt có nghĩa là bạn có thể dự báo các vấn đề trước khi xảy đến từ đó bạn sẽ có những biện pháp để ngăn ngừa tắc nghẽn, giải quyết các vấn đề và đưa ra các quyết định đúng đắn thông qua dữ liệu, hồ sơ của dự án.

Giúp bạn luôn thành công

Quản lý dự án giúp bạn mở rộng quy mô, nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc. Bằng cách sử dụng dữ liệu, bạn có thể xác định nhân sự, nhân viên, team của mình đang xuất sắc ở đâu và còn chỗ nào chưa tốt, để từ đó người quản lý dự án sẽ có những phương hướng, biện pháp để cải thiện quy trình làm việc việc để đem lại hiệu quả cao hơn.

Kết luận

Có thể thấy được rằng việc quản lý dự án là rất quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Việc quản lý dự án giúp các doanh nghiệp hệ thống hóa lại các phương pháp quản lý để đưa ra các chiến lược triển khai bám sát với thực tế nhất. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quản lý dự án cũng như thấy được tầm quan trọng của nó trong mỗi doanh nghiệp