Tầm quan trọng của việc chuẩn hoá dữ liệu trong doanh nghiệp

Như chúng tôi đã từng đề cập ở bài viết “5 cấp độ mục tiêu triển khai hệ thống CRM”

Cấp độ đầu tiên và cơ bản nhất của một phần mềm CRM đó chính là cấp độ chuẩn hóa dữ liệu. Đây được xem là một cấp độ nền tảng và quan trọng nhất của một phần mềm CRM. Qua bài viết này CloudGO sẽ chỉ ra rõ hơn tầm quan trọng của việc chuẩn hóa dữ liệu.

Tất cả những công việc lớn lao đều phải bắt đầu bằng từng bước nhỏ, muốn xây được ngôi nhà cao tầng thì nền móng phải chắc chắn. Việc chuẩn hóa dữ liệu cũng vậy, muốn phần mềm CRM hoạt động hiệu quả bao nhiêu thì dữ liệu cũng cần chuẩn bấy nhiêu.

Hầu hết dữ liệu của các Doanh Nghiệp có nhu cầu triển khai CRM đều chưa được chuẩn hoá một cách tuyệt đối. Thông thường dữ liệu của các Doanh Nghiệp sẽ bị phân mảnh ở nhiều nơi (các chi nhánh, các phòng ban,...) với nhiều hình thức lưu trữ khác nhau (trên máy tính, trên điện thoại, trên giấy,...). Điều này dẫn đến hệ quả là Doanh Nghiệp không thể kiểm soát được tất cả các nguồn dữ liệu hiện có và dẫn đến sai sót, thất thoát dữ liệu.

Thực tế là như thế nhưng hầu thế các Doanh Nghiệp đều xem nhẹ vấn đề này khi tìm kiếm một giải pháp CRM. Hiểu được vấn đề đó, bằng kinh nghiệm của mình CloudGO sẽ tóm gọn lại một số tiêu chí nhằm giúp doanh nghiệp đánh giá lại việc chuẩn hóa dữ liệu của mình.

Một số tiêu chí đánh giá việc chuẩn hóa dữ liệu của Doanh Nghiệp

1. Dữ liệu tập trung lưu trữ ở một nơi: dù dữ liệu đó là dữ liệu gì, nằm ở phòng ban nào, chi nhánh nào thì cũng phải lưu trữ trên một hệ thống phần mềm duy nhất.
2. Dữ liệu có tính nhất quán: đảm bảo tính duy nhất của dữ liệu, ví dụ chỉ có một khách hàng tên Nguyễn Văn A với số điện thoại 0123456789 trên toàn bộ hệ thống.
3. Dữ liệu có tính chia sẻ: Dữ liệu có thể chia sẻ qua lại giữa người dùng, phòng ban và chi nhánh.
4. Dữ liệu phải có tính kế thừa: Dữ liệu của chi nhánh này, phòng ban này thì chi nhánh khác, phòng ban khác cũng có thể sử dụng lại.
5. Dữ liệu được phân quyền rõ ràng: Tuy dữ liệu có tính chia sẻ và kế thừa tuy nhiên phải được phân quyền rõ ràng. Ví dụ: dữ liệu khách hàng của bộ phận bán hàng được bộ phận CSKH sử dụng lại không có quyền cập nhật đơn hàng.
6. Dữ liệu phải được bảo mật: Cuối cùng dữ liệu cần phải được bảo mật trên toàn bộ hệ thống. Tránh việc rò rỉ và mất cấp thông tin khách hàng.

Dữ liệu được chuẩn hóa sẽ giúp cho các quy trình nghiệp vụ khác của doanh nghiệp diễn ra một cách thuận tiện, dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều nên việc chuẩn hóa dữ liệu gần như là 1 nhiệm vụ bắt buộc doanh nghiệp phải làm khi triển khai hệ thống CRM.

Xem ngay chi phí triển khai CRM và những phần mềm CRM tốt nhất

Điều gì diễn ra tại doanh nghiệp sau khi triển khai CRM?