Thuật ngữ và khái niệm trong phần mềm CRM (Phần 1)

THUẬT NGỮ VÀ KHÁI NIỆM TRONG PHẦN MỀM CRM

Mỗi hệ thống phần mềm CRM đều có các thuật ngữ và khái niệm về các phân hệ chức năng riêng, tuy nhiên theo chuẩn chung được nhiều hệ thống áp dụng, các thuật ngữ phổ biến bạn sẽ gặp khi sử dụng phần mềm CRM dưới đây.

Các thuật ngữ phổ biến trong CRM:

số 1 Đầu mối (Lead)

Đầu mối là một manh mối đầu tiên về khách hàng tiềm năng trong một phần mềm CRM. Bạn có thể thu thập đầu mối từ các sự kiện tiếp thị của bạn như hội nghị, quảng cáo, triển lãm thương mại... Mục đích cuối cùng là để biến một đầu mối thành một khách hàng. Không phải tất cả các đầu mối sẽ cho kết quả bán hàng và được chuyển đổi thành một khách hàng. Đầu mối thường chứa tất cả các thông tin về người liên hệ hoặc khách hàng đã có.

số 2 Cơ hội (Opportunity)

Là một Cơ hội để thực hiện một thương vụ, tức là một cơ hội bán hàng. Khi bạn xác định một đầu mối có thể tạo ra một cơ hội bán hàng, đầu mối đó sẽ được chuyển đổi thành một Cơ hội. Cùng lúc, một Khách hàng và Liên hệ tương ứng sẽ được tự động tạo ra trong phần mềm CRM. Mỗi doanh nghiệp sẽ xác định khi nào thì đầu mối nên được chuyển đổi thành cơ hội. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể quyết định rằng đầu mối yêu cầu báo giá có thể được chuyển đổi thành một cơ hội. Khi chuyển đổi, đầu mối sẽ bị xóa để tránh nhầm lẫn và trùng lặp, tất cả các thông tin thu thập về các đầu mối vẫn còn trong hệ thống CRM, nhưng bây giờ sẽ được hiển thị trong hồ sơ của Khách hàng, Liên hệ, và Cơ hội.

số 3 Khách hàng (Account)

Tổ chức, cá nhân được tạo ra và có thể là khách hàng hiện hữu hay khách hàng tiềm năng. Khi đầu mối được chuyển đổi thành một Cơ hội hoặc Khách hàng, một Khách hàng ứng với Cơ hội này sẽ được tự động tạo ra trong hệ thống CRM.

Vòng tròn quy trình CRM

Làm việc hiệu quả với CRM

số 4 Người liên hệ (Contacts)

Liên hệ là các thông tin về người liên lạc (người giao dịch) cho một khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Khi đầu mối được chuyển đổi thành một Cơ hội hay Khách hàng, một Liên hệ cho khách hàng đó được tự động tạo ra trong hệ thống CRM.

số 5 Báo giá (Quote)

Báo giá được kết xuất bao gồm các thông tin cho việc chào bán hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng tiềm năng trong các cơ hội bán như giá, số lượng và các điều khoản. Phần mềm CRM hỗ trợ bạn trong việc tạo báo giá cho khách hàng tiềm năng. Báo giá có thể được tạo cho một cơ hội, và được tự động lưu vào dữ liệu của khách hàng trong mục Báo giá.

số 6 Mua hàng

Một đơn đặt hàng (mua hàng) là tài liệu giao dịch được tạo bởi người mua với người bán, đơn hàng xác định rõ loại, số lượng, giá cả của hàng hóa, dịch vụ mà người bán có thể cung cấp cho người mua. Đơn đặt hàng là một thông báo chính thức về việc mua hàng và việc phê duyệt cho một đơn đặt hàng sẽ bắt đầu giai đoạn tiếp theo trong quá trình bán hàng khi người bán nhận được đơn hàng.

>> Tìm hiểu Thuật ngữ và các khái niệm phần 2

số 7 Bán hàng

Lệnh bán là một tài liệu sử dụng trong nội bộ của các doanh nghiệp để theo dõi và hoàn thành một đơn đặt hàng của khách hàng. Một đơn hàng có thể bán các sản phẩm và / hoặc dịch vụ. Phần mềm CRM cho phép bạn ghi lại và quản lý lệnh bán và các thông tin liên quan như là một phần của quá trình bán hàng. Sau khi báo giá được chấp thuận, lệnh bán sẽ được tạo ra trực tiếp từ báo giá đó. Tất cả các dữ liệu có liên quan trong bản ghi hiện tại sẽ được tự động lưu trong Lệnh bán hàng.

số 8 Hóa đơn (Billings)

Hoá đơn là một tài liệu thương mại do người bán phát hành cho người mua, thể hiện các sản phẩm, số lượng, và giá cả cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà người bán đã cung cấp cho người mua. Sau khi báo giá được phê duyệt, hóa đơn một có thể được tạo ra trực tiếp từ báo giá đó. Tất cả các dữ liệu cần thiết sẽ được tự động chuyển vào các hóa đơn.

>> Xem thêm Phần mềm CRM – Để thấu hiểu khách hàng của bạn

số 9 Chiến dịch (Campaigns)

Chiến dịch (hoặc Chiến dịch Marketing) là một chuỗi các hoạt động tiếp thị để để tạo ra các đầu mối mới và chuyển đổi chúng thành các cơ hội bán hàng mới. Một chiến dịch có thể có những mục tiêu khác, ví dụ như nâng cao nhận thức về thương hiệu của công ty... Phần mềm CRM có thể giúp quản lý, thực hiện và giám sát các chiến dịch tiếp thị.

số 10 Sản phẩm (Products)

Sản phẩm được doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng của mình. Hệ thống CRM cho phép một doanh nghiệp khởi tạo danh mục sản phẩm và các thông tin liên quan để nhân viên bán hàng và người sử dụng CRM khác có thể sử dụng thông tin sản phẩm đầy đủ và chính xác trong hoạt động kinh doanh của họ.

(Còn nữa)

Bài viết hay trong tuần