Trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ về kinh tế và khoa học kỹ thuật như hiện nay thì việc việc đầu tư vào giáo dục lại đặc biệt được quan tâm. Nổi bật nhất là việc các gia đình ở thành thị bắt đầu cho con của mình tiếp cận với ngoại ngữ từ rất sớm. Có cầu ắt sẽ có cung, chính vì thế các trung tâm ngoại được mở ra rất nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu đó.
Tuy nhiên, khi tình tình kinh doanh phát triển, số lượng học viên phát triển một cách nhanh chóng các trung tâm ngoại sẽ gặp phải nhiều vấn đề khác nhau. Đặc biệt là đối với các trung tâm mới thành lập, còn ít kinh nghiệm quản lý.
Vậy những khó khăn mà các trung tâm ngoại ngữ
có thể phải đối mặt là gì?
Nếu phải chia hoạt động bán hàng của 1 trung tâm ngoại ngữ ra thành 3 giai đoạn chính gồm: Trước - Trong và Sau bán hàng thì các khó khăn cũng sẽ được phân bổ theo 3 giai đoạn đó như sau:
.png)
Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả 1 chiến dịch quảng cáo. Trong việc chạy đua để dành được sự quan tâm cũng như khiến cho đối tượng học viên tiềm năng biết tới, các TTNN sẽ không tiếc tiền đổ vào các chiến dịch quảng cáo. Tuy nhiên, khó khăn tiếp theo các trung tâm phải đối diện đó chính là ngoài những kết quả đánh giá thông thường như bao nhiêu email gửi đi, bao nhiêu được đọc, bao nhiêu từ chối, bao nhiêu click vào link trong nội dung hoặc bao nhiêu lượt hiển thị, tiếp cận…. thì khó khăn lớn nhất chính là không có cách nào kiểm soát và đánh giá được hiệu quả thực sự của 1 chiến dịch quảng cáo mang lại cụ thể là như thế nào? Không biết chính xác có bao nhiêu học viên tiềm năng thu về, có bao nhiêu học viên đăng ký học thử, có bao nhiêu doanh thu... sau mỗi chiến dịch để từ đó có quyết định tiếp tục duy trì hay tạm dừng tài trợ cho chiến dịch.
.png)
Khó khăn trong việc nâng cao tỷ lệ chuyển đổi/ tỷ lệ nhập học thành công. Làm thế nào để có được nhiều học viên biết tới và gia nhập trung tâm nhiều hơn mỗi năm là một câu hỏi lớn đối với mọi chủ trung tâm. Ngoài yếu tố chính là vị trí địa lý tốt (good location) thì 1 TTNN sẽ phải làm gì thêm để thu hút các học viên tiềm năng? Đây có lẽ là trăn trở, câu hỏi chung, nỗi niềm chung của hầu hết các trung tâm ngoại ngữ hiện nay vì không phải trung tâm nào cũng đủ tiềm lực và may mắn để thuê được những địa điểm tốt phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình.
Khó khăn trong việc quản lý data học viên. Khi lượng học viên ít thì các vấn đề phát sinh liên quan tới data học viên sẽ không nhiều. Tuy nhiên khi lượng học viên của một trung tâm bắt đầu nhiều (từ khoảng 100 học viên trở lên) thì tình trạng mất kiểm soát về mặt thông tin học viên bắt đầu xuất hiện như thất lạc thông tin của học viên, thông tin liên hệ, thông tin khi nhập học, quá trình học, tình trạng học...không được cập nhật thường xuyên sẽ gây khó khăn cho công tác tìm kiếm, tra cứu lại thông tin sau này. Vấn đề sẽ càng trở lên phức tạp hơn khi một trung tâm có nhiều chi nhánh ở nhiều vị trí địa lý khác nhau vì khi đó sẽ nảy sinh các tình huống về trùng lặp dữ liệu, lịch sử chăm sóc, quá trình học khi chuyển đổi học viên từ trung tâm này sang trung tâm khác... Nếu không có 1 hệ thống để giúp quản lý tập trung data học viên thì sẽ gây khó khăn lớn cho công tác quản lý của một trung tâm.
Khó khăn trong quản lý hoạt động giáo vụ. Để một TTNN hoạt động trơn tru, ngoài việc làm tốt khâu tiếp thị, tuyển sinh thì khâu giáo vụ cũng cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên khó khăn hiện nay là các trung tâm thường không có 1 hệ thống phần mềm quản lý xuyên suốt các hoạt động kể trên từ tiếp thị - tuyển sinh - cho tới giáo vụ và chăm sóc sau bán hàng (Student Services). Các khó khăn chính trong hoạt động quản lý giáo vụ có thể kể tới như:
Khó khăn trong công tác chấm công giáo viên. Thông tin giáo viên không được quản lý một cách có hệ thống vì vậy khi cần tìm kiếm, tra cứu thông tin 1 giáo viên thì mất nhiều thời gian đặc biệt các thông tin liên quan về bằng cấp / chứng chỉ / hợp đồng (thỉnh giảng / full time / part time)... Đồng thời lịch dạy của một giáo viên nếu không được quản lý, cập nhật kịp thời thì cũng sẽ gây khó khăn cho công tác xếp lớp, xếp lịch giảng dạy hoặc chấm công giáo viên sau này.
Khó khăn trong công tác xếp lớp - xếp lịch. Có thể nói đây là khó khăn lớn nhất, kinh khủng nhất và chiếm nhiều thời gian trong công tác giáo vụ. Đa phần các trung tâm hiện nay đều quản lý khâu này bằng tay, thủ công nên mất nhiều thời gian, công sức và không chính xác. Nếu có hệ thống hỗ trợ khâu này một cách tự động hoặc chí ít là bán tự động thì sẽ tốt biết bao nhiêu!
Khó khăn trong việc hạch toán - tính toán doanh thu - chi phí. Quản lý đơn giá, giá thành, học phí (cost per hour) và các hoạt động thu chi phát sinh liên quan tới thi thử, đăng ký học, thôi học, tạm dừng học, chuyển đổi trung tâm... là một bài toán không hề đơn giản mà các trung tâm phải giải quyết. Thông thường các hoạt động này sẽ do bộ phận kế toán của 1 trung tâm chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, thông tin để xử lý cho các nghiệp vụ liên quan kể trên thì kế toán lại không phải là người nắm thông tin mà chính là các bộ phận khác như tiếp thị, tuyển sinh (EC - Education Consultant) hay bên giáo viên, giáo vụ. Nếu như không có 1 hệ thống để quản lý tốt các đầu thông tin của 1 học viên (360 độ về học viên) trên cùng 1 hệ thống để các bộ phận cùng xem và tương tác thì kế toán sẽ rất khó khăn để xử lý cho các nghiệp vụ liên quan kể trên của mình.
Khó khăn trong việc tương tác với phụ huynh. Đối với nhiều trung tâm ngoại ngữ thì phụ huynh sẽ là người trả tiền thay cho con em mình. Vì vậy có thể hiểu phụ huynh chính là đối tượng khách hàng chính của các TTNN (bên cạnh các đối tượng học viên là người lớn thì số lượng học viên là trẻ em có phụ huynh bảo trợ sẽ chiếm phần đông). Vấn đề khó khăn chung của các TTNN trong giai đoạn sau bán hàng đó chính là không có công cụ hỗ trợ tương tác giữa phụ huynh và trung tâm một cách thường xuyên, liên tục và hiệu quả. Ví dụ như một hôm nào đó con em họ tới lớp (không điểm danh) thì hệ thống lập tức có thông báo bằng tin nhắn cho phụ huynh ( hoặc thông báo trên app trên di động). Hay tình huống khác là khi có kết quả kiểm tra thì phụ huynh sẽ nhận được thông báo để chủ động xem thông tin trên cổng thông tin phụ huynh hoặc ứng dụng di động.. Hiện tại đa phần các tương tác với phụ huynh sẽ làm thủ công và ko thường xuyên, liên tục.
Khó khăn trong việc kiểm soát phản hồi của phụ huynh. Trong quá trình học, phụ huynh có những ý kiến phản hồi với trung tâm về nhiều vấn đề khác nhau. Đối với phụ huynh khó khăn là khi họ có nhu cầu phản hồi thì họ cũng sẽ không biết phản hồi thông qua kênh nào? Còn đối trung tâm thì trung tâm buông lỏng hoặc ít kiểm soát cũng như xử lý triệt để các phản hồi từ phụ huynh. Điều này dễ dẫn tới sự không hài lòng được hình thành và ngày càng gia tăng. Cuối cùng chính điều đó sẽ ảnh hưởng tới lòng trung thành của phụ huynh với trung tâm ấy.
Trên đây là một số các khó khăn mà các trung tâm ngoại ngữ đã và đang phải đối mặt. Vấn đề đặt ra là: Liệu có một giải pháp nào có thể giúp chúng tôi - các chủ trung tâm, các nhà điều hành, các cán bộ quản lý, nhân viên trung tâm ngoại ngữ, cty đào tạo - có thể xử lý triệt để các vấn đề, khó khăn kể trên một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất?
Và câu trả lời đó chính là giải pháp CloudPro EMS. Một giải pháp phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, cty đào tạo được thiết kế chuyên sâu, với các tính năng đầy đủ, phong phú. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai phần mềm CRM đặc biệt là đối với lĩnh vực giáo dục CloudGO có thể được xem là lựa chọn hàng đầu cho các trung tâm ngoại ngữ.
